Ungdomsudvalg

Ungdomsudvalget er ungdomsspillernes talerør

OPGAVEBESKRIVELSE  

Ungdomsudvalget er ungdomsspillernes talerør, og arbejder for at spillerne trives i klubben, hvor de bl.a. tilbydes sociale aktiviteter samt relevante stævne-/kampmuligheder f.eks. gennem pointstævner og klubture. Herudover er vi med til at hjælpe forældre med generel viden om bordtennisverdenen bl.a. via møder for nybegynderes forældre, stævnetilmeldingshjælp i hallen mv. 

 
Udvalgets medlemmer har påtaget sig forskellige kasketter som Stævneansvarlig, Pointstævneansvarlig, Forældremødeansvarlig m.fl., og har herudover en række andre opgaver som varetages af udvalgets medlemmer, og som fremgår af nedenstående. 
 
SOCIALE AKTIVITETER 
Løbende sæsonen igennem arrangeres efter behov og ressourcer f.eks. fællesspisninger og sociale aktiviteter på tværs af ungdomsholdene samt foredrag/vejledning om f.eks. mentaltræning/kost/inspiration. 
Ungdomsudvalget hjælper, når ressourcerne er til det, f.eks. med kaffe/kage ved diverse større og mindre events i klubben som elitedivisionskampe, samlinger, og landskampe. 
 
KLUBTURSPLANLÆGNING 
Ungdomsudvalget har tradition for at hjælpe Cheftræner med planlægning af sæsonens 2 store klubture pt SISU og OB Open. 
 
OPDATERER HOLDLEDER VEJLEDNING 
Ungdomsudvalget har udarbejdet en vejledning til klubbens holdledere som løbende holdes opdateret. Se vejledningen HER .

Ud over denne Ad Hoc opgave som Ungdomsudvalget har haft/har, er udvalget IKKE involveret omkring holdledere/holdturneringen på nogen måde, hvorfor der opfordres til, at evt spørgsmål m.v. rettes direkte til trænere/sportschef.

 
REPRÆSENTANT I KLUBBENS BESTYRELSE 
Udvalget bør være repræsenteret i klubbens samlede bestyrelse, og tale ungdommens sag her. 
 
STÆVNEANSVARLIG 
Sørger for at promovere de vigtigste stævner overfor klubbens medlemmer. 
Tilmelding sørger spillere selv for via Bordtennisportalen. 
 
Den stævneansvarlige sørger bl.a. for at undersøge stævnemuligheder, opdatere og løbende ajourføre ændringer på hjemmeside, klubkalender med frister for tilmelding m.v.  

• Laver stævnereklame på hjemmeside/Facebook/via mails osv.  
• Uddelegerer opgaven til udvalgets medlemmer omkring stævneopfølgningsskriv fra de forskellige stævner med HGI-spillere, samt indsamler, redigerer og offentliggøre disse på hjemmeside/Facebook. 
• Laver, og løbende opdaterer, klubbens stævne OneDrive Excel ark, og deler dette. 

• Opfordrer efter behov trænerne til, at få spillerne til at tilmelde sig stævner i god tid. 
• Sikrer at der kommer tilbagemeldinger fra sportsudvalget  om hvilke coaches der vil være tilstede ved de enkelte stævner og påfører info på Excel arket. 
• Beder sportsudvalget om et overblik over hvilke stævner der skal laves en særlig indsats for. 
• Sørger for Facebooktråd til de enkelte stævner som spillere/forældre kan kommentere, og lægge uundværlige billeder op i. 
• Afholder stævnetilmeldingsmøder under ungdomsholdenes træning hvor forældrene kan få hjælp til Bordtennisportalen/licens m.v. f. ex. op mod ØM Ungdom. 

• Kommunikerer med, samt hjælper og vejleder forældre m fl for at sikre at spillerne når at blive korrekt tilmeldt inden stævnetilmelding lukkes. 

 
 
POINTSTÆVNEANSVARLIG 
Der afholdes hver sæson 6 pointstævner plus et finalestævne for de ungdomsspillere der spiller deres første sæson i klubben, altså begynder- og let øvede spillere. 1-2 af disse pointstævner skal afholdes i Hillerød. 

• Der er oprettet et Pointstævnehold på Holdsport som den ansvarlige kan benytte som kommunikationskanal til pointstævnespillerne. 
• Orienterer BTDK om navn og kontaktoplysninger på sæsonens Pointstævneansvarlige. 
• Melder tilbage til BTDK om mulige ledige weekender i HGI’s hal, hvor vi kan afholde stævner. 

• Pointstævneansvarlig skal i samarbejde med begynderspillernes trænere sørge for at afholde den/de afdelinger af stævnerne som HGI skal være vært for. 
• Indsamler oplysninger fra Formand/Sportsudvalg om hvem sæsonens ungdomstrænere er, og kontakter disse for info om hvilke spillere der skal have indløst licens. 
• Sikrer at der er indløst licens til relevante spillere inden første pointstævne. 
• Aftaler med Formand/Sportsudvalg hvem som er trænerrepræsentant/coach ifm. stævnerne. 
• Aftaler med formanden om klubben betaler pointstævnernes tilmeldingsgebyrer for spillerne når disse har betalt kontingent. Pt. betaler klubben de 6 indledende puljer. 

• Modtager og offentliggør det af BTDK fremsendte program og vejledning. 
• Sikre at der er hjælp til opsætning/nedtagning i hallen på stævnedagen se nedenfor. 
• På stævnedagen (altid en lørdag eller søndag), møde op i god tid før starttidspunktet, og sikre at hallen er klar med korrekt antal borde, net og pointtavler. Hvis muligt laves kaffe til de tilskuere/ledere der måtte komme. 
• Inddele de fremmødte spillere i puljer, sørge for at hjælpe hvor det er nødvendigt, og løbende udfylde puljeskemaerne så dette sker korrekt. 
• Sikrer at pointstævneresultaterne rettidigt indberettes. 

• Det tilstræbes at pointstævneansvarlig sammenfatter rundens highlights inkl. billede materiale, som offentliggøres som klubnyhed og på Facebook. 

FORÆLDREMØDEANSVARLIG  
Forældremøde for nyere spilleres forældre er en vigtig opgave for udvalget, og har hvert år været afholdt med succes som det fremgår af indlægget HER. Selvom det kan være svært at drive forældrene til klubben, er det med til at give de fremmødte forældre nogle ansigter på nogle af os, og til få svar på deres spørgsmål. 

• Før sommerferien orienteres formanden om dato for den kommende sæsons forældremøde (normalt medio september) så dato kan medtages i den nye sæsons infomail. 
• Planlægning og markedsføring af forældremødet som pt er for U1, U2 og Ungdom Øvet holdene, herunder at lave dagsorden. 

• Aftaler med trænerrepræsentant (info om træning, bat, klubtøj mv), ungdomsudvalgsrepræsentant (orientering om bl.a. relevante hjemmesider), samt evt. en repræsentant for Aktivitetsudvalget (opfordring til hjælp ved Kegleturnering, SmartPlan, Holdsport mm), at de deltager aktivt i mødet. 
• Gennemføre mødet gerne med hjælp fra trænerrepræsentant, ungdomsudvalgsrepræsentant, samt evt. en repræsentant for Aktivitetsudvalget med ovenstående opgaver. 

 
UNGDOMSUDVALGET 2020